Bip ZSAEiO

Plan postępowań o udzielenie zamówień na 2020 r.

 

Statut Zespołu

PROCEDURY COVID19 rok szkolny 2020-2021 stan prawny na dzień 01.09.2020

Zestaw podręczników do klasy pierwszej liceum i technikum w roku szkolnym 2020/2021

Dostawa paliwa gazowego w okresie od 01.01.2015 do 31.12.2015

Publikacja sprawozdania finansowego - BILANSU za 2020 rok 

>>> Bilans_2020_ZSAEiO

>>> ZZFJ_2020_ZSAEiO 

>>> RZiS_2020_ZSAEiO

>>> Zal_nr_1-INFORMACJA_DODATKOWA_2020

Publikacja sprawozdania finansowego - BILANSU za 2019 rok 

>>> Bilans_2019_ZSAEiO

>>> ZZFJ_2019_ZSAEiO 

>>> RZiS_2019_ZSAEiO

>>> Zal_nr_1-INFORMACJA_DODATKOWA_2019

Publikacja sprawozdania finansowego - BILANSU za 2018 rok 

>>> Bilans_2018_ZSAEiO

>>> ZZFJ_2018_ZSAEiO

>>> RZiS_2018_ZSAEiO

>>> Zal_nr_1-INFORMACJA_DODATKOWA

Petycjia z dnia 21 sierpnia 2018r. - skan petycji w formacie pdf

Data złożenia  petycji - 21 sierpnia 2018r.
Przewidywany termin załatwienia - 21 listopada 2018r.

Sekretariat czynny od 7.00 - 15.00

Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw został szczegółowo opisany w Instrukcji kancelaryjne.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZESPOŁU SZKÓŁ ADMINISTRACYJNO-EKONOMICZNYCH

i OGÓLNOKSZTAŁCĄCYCH W BYTOMIU, UL. WEBERA 6

Postanowienia wstępne i ogólne:

§ 1.

1.  Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „Instrukcją” określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Zespole Szkół Administracyjno-Ekonomicznych
i Ogólnokształcących w Bytomiu. 

2. Określony Instrukcją tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych, zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania
oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Zespole Szkół Administracyjno-Ekonomicznych i Ogólnokształcących w Bytomiu. 

3. W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi tajemnicę służbową (poufnymi
i zastrzeżonymi) stosuje się niniejszą Instrukcję z uwzględnieniem przepisów
w sprawie szczególnych zasad postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę służbową. 

4. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową (tajnymi i ściśle tajnymi) regulują odrębne przepisy.

§ 2

Przez użyte w Instrukcji następujące określenia należy rozumieć:

1.  Szkoła –  Zespół Szkół Administracyjno-Ekonomicznych i Ogólnokształcących w Bytomiu,

2. Dyrektor – Dyrektor Zespołu Szkół Administracyjno-Ekonomicznych i Ogólnokształcących,

3. Wicedyrektor – Wicedyrektor Zespołu Szkół Administracyjno-Ekonomicznych i Ogólnokształcących,

4. Pozostała kadra kierownicza – główny księgowy, kierownik gospodarczy, kierownik szkolenia praktycznego,

5. Sekretariat – stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi sekretariatu

6. sprawa – podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności,

7. akta sprawy – cała dokumentacja dotycząca tego samego zdarzenia  (pisma, dokumenty, notatki, formularze, fotokopie) zawierające dane, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrzeniu spraw,

8. poprzedniki – akta poprzedzające ostatnie otrzymane pisma w sprawie,

9. korespondencja – każde pismo wpływające do Zespołu Szkół Administracyjno-Ekonomicznych i Ogólnokształcących (wpływ) lub wysłane przez szkołę (wysyłka),

10. aprobata – zgoda na treść i sposób załatwienia sprawy,

11. przesyłka – pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty a także otrzymane i nadawane telegramy, telefonogramy, telefaksy,

12. załącznik – każda luźna kartka zawierająca treść odnoszącą się do pisma przewodniego, tworzące pod względem treści całość dokumentu, pisma, zszyte sklejone lub w inny sposób złączone, broszury, książki i inne przedmioty traktowane jako pojedyncze załączniki,

13. dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający

14. pieczęć urzędowa – pieczątka okrągła z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą szkoły w otoku,

15. pieczęć – stempel lub ich wizerunek na nośniku elektrycznym, nagłówkowe, wpływu, imienne do podpisu,

16. paragrafy – bez określenia, oznaczają paragrafy niniejszej Instrukcji,

17. spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych,

18. rejestr kancelaryjny – specjalna księga przeznaczona do rejestrowania spraw jednorodnych lub masowo wpływających,

19. znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej sprawy,

20. punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy przez, które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z jej załatwieniem,

21. nośnik papieru – arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.

22. nośnik informatyczny – dyskietka, płytka, pendrive, taśma magnetyczna lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.

 

§ 3

 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

· przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,

· prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych

· komputeropisanie, maszynopisanie, powielanie pism i materiałów

· wysyłanie korespondencji, przesyłek,

· przyjmowanie i nadawanie telegramów, dalekopisów, telefaksów

· udzielanie informacji interesantom w razie potrzeby kierowanie
ich do właściwych osób,

 2. Czynności kancelaryjne w szkole wykonuje:

· sekretariat

 Przyjmowanie i rozdział korespondencji (wpływów)
 
§ 4.
 

1. Korespondencję przyjmuje sekretariat i przekazuje dyrektorowi szkoły,

 

2. Przyjmując przesyłki, zwłaszcza polecone i wartościowe sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania.

 

3. Korespondencja dzieli się:

1. pisma zwykłe,

2. pisma polecone,

3. pisma ekspresowe,

4. pisma procesowe,

5. paczki,

6. przesyłki wartościowe,

7. telegramy, teleksy, telefaksy,

8. paczki elektroniczne,

 

4. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki (wpływy) z wyjątkiem:

1. adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

2. stanowiących tajemnicę państwową (tajnych i ściśle tajnych) lub służbową (poufnych i zastrzeżonych (które przekazuje dyrektorowi. Jeśli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem „poufne” lub „zastrzeżone” okaże się, że zawiera ona wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie dyrektorowi z adnotacją
o przyczynie otwarcia koperty.

3. przesyłki wartościowe, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za potwierdzeniem, ujawnione przy przesyłkach lub pismach nie oznaczone jako wartościowe, pieniądze itp. po komisyjnym ustaleniu
ich wartości, składa się do kasy metalowej w sekretariacie.

 

5. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1. czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

2. czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbol umieszczono
na kopercie,

3. czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. Brak załączników
lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje
się na danym piśmie lub załączniku.

 

6. Koperty ze stemplem pocztowym dołącza się tylko do pism:

1. poufnych lub zastrzeżonych, wartościowych, poleconych, ekspresowych
za dowodem doręczenia,

2. dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego np. skargi, odwołania itp.

3. w których brak nadawcy lub daty pisma,

4. mylnie skierowanych,

5. załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

6. w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością,

 

7. Potwierdzenie otrzymania pisma, sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.

8. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca
się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.

9. Na każdym wpływającym piśmie umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania na przedniej stronie koperty) pieczątka wpływu określa datę otrzymania. Pieczątki wpływu
nie umieszcza się na przesyłkach i wpływach nie wymagających natychmiastowego załatwienia (prospekty, c czasopisma).

10. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1 – 9 sekretariat segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje osobom, których dotyczy.

11. Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki wymagające natychmiastowego doręczenia osoby przekazują sobie.

 

Przekazywanie korespondencji (wpływów) adresatom w szkole

 
§ 5.
 

1. Dyrektor szkoły przekazuje za pośrednictwem sekretariatu korespondencję.

 

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji (wpływów)

 
§ 6.
 

1. Dyrektor szkoły przeglądając korespondencję (wpływu)

1. określa korespondencję. którą sam załatwia,

2. przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia.

2. Na przeglądanej korespondencji przewidzianej do załatwienia umieszcza
się dyspozycje dotyczące sposobu, ewentualnie terminu załatwienia sprawy.

 
 

Wewnętrzny obieg akt

 
§ 7.
 

1. Obieg powinien być bezpośredni, pisma kieruje się do miejsca przeznaczenia
z uwzględnieniem jedynie niezbędnych punktów zatrzymania.

2. W uzasadnionych przypadkach obieg akt odbywa się za potwierdzeniem.

3. Pocztą elektroniczną uważa się za doręczenie za potwierdzeniem.

 

Załatwianie spraw

 
§ 8.
 

1. Obowiązuje pisemna forma załatwiania spraw. Załatwianie ustne może być stosowane wtedy, gdy przemawia za tym interes strony a przepisy nie stoją temu na przeszkodzie.

2. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami sporządza się notatki służbowe
lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają istotne znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.

3. Przy sporządzaniu odpisu lub kserokopii pisma (dokumentu) należy zachować wszystkie ich elementy (treść, oznaczenie pieczęci, podpisy, stosowanie opłaty
na konto UM) w zależności od tego czy odpis sporządza się z oryginałem, czy też z odpisu – należy u góry zaznaczyć „odpis” lub „odpis z odpisu”, a pod tekstem
z lewej strony umieszcza się klauzulę „stwierdzam zgodność z oryginałem”
lub „Stwierdzam zgodność odpisu z odpisem”, po czym umieszcza się datę, podpis osoby stwierdzającej zgodność treści z podpisem stanowiska służbowego.

4. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu a – 4 lub a – 5
w układzie pionowym lub poziomym.

 

Powinno ono zawierać:

· nagłówek – druk lub podłużna pieczęć nagłówkowa,

· znak sprawy,

· powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

· datę

· odbiorcę i jego adres

· treść załatwienia

· podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko)

· pod treścią z lewej strony arkusza podaje się liczbę przesłanych załączników lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych
(na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika) jeśli treść pisma ma być - poza adresem- podana
do wiadomości i innym instytucją i osobom, przez przesłanie im kopii pisma, adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią załatwienia z lewej strony pod klauzulą „Otrzymują do wiadomości”.

 

5. Przy załatwieniu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane szczególnymi przepisami.

 
§ 9.
 

1. Jeśli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe:

1. należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminu za

 

2. Otrzymane ponaglenia dołącza się do akt sprawy, której ona dotyczy.

3. Pieczęć urzędową umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej uwagi stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzje, świadectwa. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt szkoły oraz na innych pismach wysyłanych ze szkoły chyba,
że przepisy regulują to inaczej.

4. Wzór pieczęci, o których mowa oraz zasady ich stosowania określają odrębne przepisy.

 
 
 

§ 10.

 
Zasady podpisywania pism
 

Pisma podpisuje – dyrektor szkoły, główny księgowy oraz kierownik    gospodarczy.

 

§ 11.

 

Wysyłanie i doręczanie korespondencji

 

1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:

· przesyłką listową

· faksem

· telefaksem

· na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową

· pocztą elektroniczną

 

2. Korespondencję przeznaczoną do wysłania sekretariat:

· sprawdza czy koperty są prawidłowo zaadresowane, opatrzone pieczęcią szkoły, posiadają znak sprawy oraz czy do koperty jest dołączony druk
„za zwrotnym potwierdzeniem odbioru” gdy pismo jest wysyłane w tym trybie.

3. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyłane są w jednej kopercie.

4. Sprawy załatwione wysyła się niezwłocznie.

5. Pisma wysyłane są zgodnie z dyspozycją zamieszczoną pod adresem (polecony, ekspres). Brak takiej decyzji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

 

Przechowywanie akt oraz przekazywanie ich do archiwum szkolnego

 

1. Akta spraw – umieszczone na nośniku papierowym lub informatycznym przechowuje się w archiwum szkoły.

2. Akta spraw o których mowa powinny być przechowywane w sposób umożliwiający dostęp do nich osobom trzecim.

3. Sposób zabezpieczenia danych gromadzonych w pamięciach komputerów określają odrębne przepisy.

§ 12.

 

1. Akta spraw załatwionych przechowuje się w teczkach „Spraw ostatecznie załatwionych” złożonych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt w porządku numerów, pod którym zostały wpisane do „spisu spraw”.

 

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do archiwum szkolnego.

 

3. Przechowywanie akt odbywa się na podstawie spisu po szczególnym przeglądzie
i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

 

· takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów) poczynając
od najwcześniejszych spraw (od nr 1), z dołączonym na wierzchu spisem spraw. W obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie poczynając
od pisma rozpoczynającego sprawę,

· wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism,

· ułożenie teczek, ksiąg rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,

· odłożenie do teczek spraw lub innych środków ewidencyjnych,

· opisywanie teczek na ich zewnętrznej stronie,

· w odniesieniu do akt kat. A przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej stronie okładki, liczby stron zawartych w teczce,

4. Spisy zdawczo-odbiorcze /ust.1/ sporządza się w czterech egzemplarzach
dla dokumentacji kategorii „A” i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii „B”, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum szkolne.

5. Spisy sprawozdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy zdający akta w kolejności teczek, według rzeczowego wykazu akt.

6. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: Dyrektor szkoły oraz referent zdający akta
i pracownik prowadzący archiwum szkolne.

 

§ 13.

 

1. Do akt przekazywanych do archiwum szkolnego dołącza się zbędne w pracy ewidencje i kartoteki,

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności i przekazaniu do archiwum szkolnego
i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.

 

§ 14

 

Szczegółowy tryb postępowania akt do archiwum szkolnego, układ akt, tryb korzystania
z tych akt, organizacja pracy w archiwum szkolnym oraz zasady przekazywania materiałów do archiwum państwowego określają odrębne przepisy.

 

1. W razie likwidacji szkoły, szkoła przekazuje materiały archiwalne (kategorii A)
do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację nie archiwalną (kategorii B) urzędowi przejmującemu sprawy likwidowanej jednostki.

 

§ 15

 

1. Rozpatrzenie pisma, dokonanie czynności urzędowej, a także wydanie duplikatu świadectwa podlegającego opłacie przelewem na konto Urzędu Miasta podane
przez pracownika sekretariatu (referenta) należy uzależnić od uiszczenia tej opłaty.

2. Jeżeli wniesiono podanie bez uiszczenia wpłaty na konto i dostarczenia dowodu wpłaty należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w terminie 14 dni
z pouczeniem, że w razie niewykonania tego obowiązku podanie zostanie pozostawione bez rozpatrzenia.

 
 
 
 
§ 16
 

Nadzór nad wykonaniem czynności kancelaryjnych

 

1. Nadzór ogólny nad wykonaniem przez pracowników czynności kancelaryjnych należy do obowiązków Dyrektora.

2. Obowiązek Dyrektora w zakresie nadzoru polega na sprawdzeniu prawidłowości stosowania instrukcji przez pracowników szkoły i udzieleniu wskazówek w tym zakresie a w szczególności na sprawdzeniu:

· prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz układu akt
w teczkach,

· prawidłowość załatwiania spraw,

· terminowość załatwiania spraw,

· prawidłowość obiegu akt, ustalonego instrukcją,

· prawidłowość pobierania opłaty na konto

· prawidłowość stosowania pieczęci.

 

§ 17

 

Powielanie i publikowanie

 

Dokumenty oraz inne niezbędne materiały powielane są przez:

· sekretariat

· księgowość

· kierownika gospodarczego

Materiały o których mowa powinny być dostarczone do powielania z wyprzedzeniem umożliwiającym racjonalną gospodarkę sprzętem i materiałem.

Materiały powinny być powielone w niezbędnej ilości jeżeli to możliwe – dwustronnie.

 

§ 18

 

Przez publikację rozumie się ogłoszenie w prasie oraz umieszczenie na tablicy ogłoszeń znajdującej się w szkole.

 
Bytom, dnia 3 września 2012 r.